[RH] Créer et soumettre une demande de dépense

Créé par Équipe Cangaroo Compte générique, Modifié le Lun, 24 Févr. à 1:32 H par Joannie Bouchard

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COMPTE DE DÉPENSE

Avant de commencer :

La soumission d'une dépense est divisée en 3 grandes étapes, qui doivent être bien comprises avant de débuter tout processus de soumission d'une dépense :

1. Dépenses :

La première étape consiste à créer votre dépense, par exemple un dîner d'affaires.

2. Détail :

Par la suite, dans la dépense elle-même, vous devrez entrer le détail (minimum) de la dépense, par exemple :

Repas : 148.89

Pourboire : 22

Taxes : 171.18

Il est possible que votre entreprise ne vous demande pas de détailler aussi précisément chaque dépense. Vous devez vous référer à votre équipe RH afin de connaître leurs exigences.

3. Compte :

Chaque dépense (et son détail) doit être associée à un compte de dépenses qui sera soumis pour approbation. Le compte de dépenses peut contenir une ou plusieurs dépenses. Vous devez vous référer à votre équipe RH afin de connaître leurs exigences.

1. Créer une nouvelle dépense

 Sur l’application WEB : 
Sur l’application mobile : 

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter ».

2. Cliquez sur l’option « Nouvelle dépense ».

3. Dans la section « [1] Identification » :

Sélectionnez le département associé à la dépense.

Sélectionnez le client associé à la dépense (il est possible que votre entreprise n'ait pas activé ce champ).

Sélectionnez la province associée à la dépense.

Inscrivez la raison (commentaire) de votre demande de dépense.

Cliquez sur « Suivant ».

4. Dans la section « [2] Détails » :

Choisissez la catégorie de la dépense. En fonction de la catégorie sélectionnée, entrez la quantité (soit en « Argent » ou « Quantité »).

Le champ « Montant remboursé » se complétera automatiquement.

Cochez la case « À rembourser » si votre demande de dépense est à rembourser.
Cliquez sur l'icône de la disquette pour enregistrer le détail de cette dépense.

Vous pouvez ajouter un autre détail pour cette même dépense, par exemple si votre entreprise vous demande d'entrer séparément le pourboire ou les taxes, en cliquant sur « Ajouter », sinon passez à la prochaine étape.

5. Cliquez sur « Suivant ».

6. Dans la section « [3] Documents » :

Ajoutez une description pour le fichier que vous vous apprêtez à ajouter.

Sélectionnez la ligne de détail à laquelle la pièce jointe doit être associée.

Cliquez sur le bouton « Parcourir » afin de téléverser la preuve de la dépense (ex. : votre reçu de la dépense) et cliquez sur le bouton « Téléverser ».

Cliquez sur « Téleverser ». 

7. Cliquez sur « Sauvegarder ».

8. Cliquez sur « Suivant ».

9. Cliquez sur « Fermer ».

10. Répétez ces étapes pour toutes vos dépenses.

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2. Associer une dépense à un compte (nouveau ou existant)

 Sur l’application web : 
Sur l’application mobile : 

11. Dans la section « Attribuer et retirer des dépenses », sélectionnez « Nouveau » ou choisissez un compte de dépenses déjà existant.
12. Cochez les dépenses que vous souhaitez associer au compte que vous avez sélectionné à l'étape précédente.

13. Cliquez sur « Appliquer ».

14. Au bas de la grille, cochez la case « Cocher afin d'affecter et soumettre toutes vos dépenses ».

15. Cliquez sur le bouton « Soumettre toutes ».

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