Configurer un document PDF pour qu'il s’auto-complète ou demande une signature

 Sur l’application WEB : 

Sur l’application mobile : 

Accéder à l'éditeur PDF

1. Cliquez sur l’icône de la roue dentée.

2. Cliquez sur le module "Gestion des documents".

3. Repérez le document que vous souhaitez configurer et cliquez sur l’icône en forme de chaînette.

S’il n’y a pas d’icône de chaînette, assurez-vous que la case « Est formulaire » est bien cochée dans la configuration de votre fichier et qu’il s’agit d’un document PDF.

Si votre document n'est pas présent, vous pouvez l'ajouter en vous référant à cette procédure : [RH] Ajouter un document dans la bibliothèque de documents

4. Vous arriverez alors dans l’éditeur de PDF.

Gestion des signataires

5. Cliquez sur "Gérer les signataires".

6. Ajoutez, en plus de l’employé en processus, toutes les personnes ou départements concernés par la signature de ce document.

7. Établissez l’ordre d’assignation du document.

Grouper des signatures

Si vous avez plusieurs signataires, vous pouvez créer des groupes de signataires.

Dans un même groupe (de deux ou plusieurs signataires), une seule signature sera requise, ce qui permet de répondre à des besoins comme :

• "Signez ici pour accepter"
• "Signez ici pour refuser"

8. Cliquez sur : "Groupes de signataires".

9. Cochez les signataires que vous souhaitez jumeler dans un groupe.

10. Cliquez sur : "Grouper".

11. Répétez l’opération 9 et 10 pour chaque groupe que vous souhaitez créer.

Ajouter des champs du dossier employé

12. Cliquez sur l’icône "Champs dossier" pour ajouter un champ dossier à votre document.

13. Déplacez le champ à l’endroit désiré, puis faites un clic droit dessus.

14. Complétez la configuration du champ.

Champ associé :

Sélectionnez le champ du dossier employé. Le champ affichera cette valeur, et le dossier employé sera mis à jour avec cette valeur.

Si vous ne sélectionnez aucun champ, l’information ne sera visible que dans le PDF.

Signataire :

Sélectionnez qui doit compléter ce champ. Généralement, il s’agit de "l’employé assigné".

Requis :

Permet de définir si ce champ est obligatoire.

Lecture seule :

L’information dans ce champ ne pourra pas être modifiée.

Multiligne :

Permet d’autoriser le signataire à effectuer des sauts de ligne (assurez-vous d’avoir un champ suffisamment grand).

Libellé :

Nom du champ.

15. Répétez les étapes 8 à 10 pour chaque champ dossier à ajouter.

Ajouter des champs personnalisés

16.Pour ajouter un champ personnalisé du dossier employé, la procédure reste la même (étapes 8 à 

10), sauf que vous devez cliquer sur "Champ personnalisé" au lieu de "Champ dossier".

Ajouter un champ de signature

17. Ajoutez un champ de type "Signature" en cliquant sur "Signature", si nécessaire, puis effectuez un clic droit dessus afin de le configurer.

Libellé :

Nom du champ.

Signataire :

Sélectionnez qui doit signer.

Ajouter une date automatique (date de signature)

18. Cliquez sur l’icône "Date" pour ajouter le champ.

19. Déplacez le champ à l’endroit désiré.

Autres étapes

Poursuivez, selon votre besoin : 

[RH] Envoyer une demande de signature pour un document (sans envoyer un processus d'arrivée, de départ ou sur demande)

[RH] Créer et configurer un processus à la demande

[RH] Créer et configurer un processus d'arrivée

[RH] Créer et configurer un processus de départ